ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УИК. ОСНОВНЫЕ ИЗБИРАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЕМЫЕ УИК
Основные избирательные документы, составляемые УИК
Порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – УИК) устанавливает Инструкция по делопроизводству. Этот документ и изменения, вносимые в него, принимаются решением УИК.
Важно знать: на заседании ЦИК России одобрена Примерная инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (выписка из протокола заседания ЦИК России от 20 ноября 2013 года № 204-2-6).
Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов УИК. Члены УИК должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
Важно знать: ведение делопроизводства УИК осуществляет председатель либо секретарь УИК в соответствии с распределением обязанностей.
Делопроизводство в УИК осуществляется с использованием журналов регистрации документов. Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
Основные документы, составляемые УИК:
-протоколы заседаний УИК;
-решения УИК;
-протоколы УИК об итогах голосования;
-списки лиц, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола УИК об итогах голосования;
-ведомость выдачи председателем УИК членам комиссии с правом решающего голоса избирательных бюллетеней для голосования в помещении для голосования и вне помещения для голосования;
-акты, в том числе акт о передаче бюллетеней из территориальной избирательной комиссии (далее – ТИК) в УИК, акты о проведении голосования вне помещения для голосования для каждого переносного ящика для голосования, акт о неработоспособности сканирующих устройств КОИБ и др.;
-реестры, в том числе реестр заявлений или устных обращений избирателя о предоставлении ему возможности проголосовать вне помещения для голосования, реестр выдачи заверенных копий протокола УИК об итогах голосования и др.
Прием, регистрация и прохождение документов
Прием и регистрация поступающих документов производится председателем либо секретарем УИК с использованием журнала регистрации входящих документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу. Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата.
Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях УИК
Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания УИК, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем и членами УИК с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.
Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании УИК, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании УИК, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
Важно знать: проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании УИК, визируются лицом, ответственным за его подготовку.
Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.
На заседании УИК ведется протокол и может производиться аудиозапись или видеозапись.
Документы, рассмотренные на заседании УИК, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.
При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия УИК решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором
назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
Текст решения оформляется на бланке установленного образца.
Решение подписывается председателем и секретарем УИК с указанием полного наименования должностей.
Если на заседании УИК председательствовал заместитель председателя, секретарь или один из членов УИК с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря УИК осуществлял один из членов УИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:
«Заместитель председателя участковой комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя УИК;
«Исполняющий обязанности председателя участковой комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя участковой комиссии и при наличии решения участковой комиссии о возложении на секретаря участковой комиссии либо одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя УИК;
«Исполняющий обязанности секретаря участковой комиссии избирательного участка №» – в случае наличия решения участковой комиссии о возложении на одного из членов участковой комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря УИК.
Решения УИК нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.
Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8.
После подписания решения регистрируются в журнале регистрации решений УИК.
Председатель либо секретарь УИК тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря УИК (без воспроизведения подписей).
Копия решения УИК направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в участковую комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании УИК.
Протокол заседания УИК оформляется на бланке установленной формы.
Текст протокола заседания УИК состоит из двух частей – вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов УИК, лиц, приглашенных на заседание.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих). Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.
Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире. Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа. Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение (результаты голосования) по каждому вопросу повестки дня заседания. Если во время обсуждения вопроса член УИК с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.
Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем УИК (или членом УИК, исполнявшим обязанности секретаря УИК) с указанием полного наименования должностей.
Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий УИК.
Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый адрес (включая индекс) организации или гражданина.
Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) УИК на бланке письма.
Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
Важно знать: исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. При регистрации исходящего документа в журнале обязательно указываются следующие реквизиты:
-дата отправления документа;
-регистрационный номер документа;
-данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя);
-краткое содержание документа;
-информация о том, кем документ исполнен;
-информация о том, кем документ подписан.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.
Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.
Особенности работы с обращениями граждан
Обращения граждан – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале.
Обращения граждан могут быть письменными либо устными. Письменное обращение должно содержать:
-наименование избирательной комиссии, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица – получателя обращения;
-фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
-изложение существа предложения, заявления или жалобы;
-личную подпись, дату составления обращения.
В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, указанных в законодательстве или иных нормативных правовых актах, с учетом сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ.
По общему правилу письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации (за исключением обращений, содержащих информацию о нарушении закона, поступивших в УИК в период избирательной кампании).
Если в обращении обжалуется судебное решение, обращение возвращается гражданину в течение 7 дней со дня регистрации с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
При получении обращения, содержащего нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, УИК вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Данные требования относятся также к анонимным обращениям.
Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции УИК, пересылаются в течение семи календарных дней со дня регистрации по компетенции.
Ответ на обращение не дается в случае:
-если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ;
-если текст обращения не поддается прочтению*;
-если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы*.
Отдельными федеральными законами установлены специальные сроки рассмотрения обращений.
Например, срок рассмотрения запроса информации о деятельности органов, организаций, их должностных лиц, поступившего от средства массовой информации составляет 7 дней.
Устные обращения принимаются в ходе личного приема граждан. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На устные обращения с согласия гражданина может быть дан устный ответ, в случае, если изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Также избиратели могут обратиться в УИК с устными заявлениями (в том числе по телефону) о необходимости содействия в реализации активного избирательного права. Подобные обращения рассматриваются в порядке, установленном законодательством о выборах. Так, все поданные заявления (устные обращения) о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования регистрируются в день их подачи в специальном реестре, который по окончании голосования хранится вместе со списком избирателей. На основании устных извещений комиссии о намерении избирателя воспользоваться помощью для заполнения бюллетеня в соответствующих графах списка избирателей указываются фамилия, имя, отчество, серия и номер паспорта или документа, заменяющего паспорт, лица, оказывающего помощь избирателю.
Рассмотрение УИК обращений (жалоб, заявлений) о нарушении законодательства о выборах в период избирательной кампании
УИК обязаны в пределах своей компетенции рассматривать поступившие к ним в период избирательной кампании обращения о нарушении закона, проводить проверки по этим обращениям и давать лицам, направившим обращения, письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Обращения граждан, в том числе жалобы (заявления) на нарушения закона, поступившие до дня голосования, регистрируются членом комиссии с правом решающего голоса в день поступления в УИК. Письменное обращение, принятое членом УИК на избирательном участке, вносится в журнал обращений граждан УИК, обращения граждан регистрируются в отдельном журнале. Жалобы (заявления) на нарушение закона, поступившие в день голосования до окончания подсчета голосов избирателей, регистрируются в отдельном реестре учета поступивших в УИК жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола УИК об итогах голосования.
Избирательная комиссия не вправе отказать в принятии обращений.
При обращении в УИК гражданина Российской Федерации с заявлением о включении его в список избирателей, о любой ошибке или неточности в сведениях о нем, внесенных в список избирателей, УИК в течение 24 часов, а в день голосования в течение двух часов с момента обращения, но не позднее момента окончания голосования, обязана проверить сообщенные заявителем сведения и представленные документы, затем либо устранить ошибку или неточность, либо принять решение об отклонении заявления с указанием причин такого отклонения, вручив заверенную копию этого решения заявителю. Решение УИК об отклонении заявления о включении гражданина Российской Федерации в список избирателей может быть обжаловано в вышестоящую комиссию или в суд (по месту нахождения УИК), которые обязаны рассмотреть жалобу (заявление) в трехдневный срок, а за три и менее дня до дня голосования и в день голосования - немедленно. В случае если принято решение об удовлетворении жалобы (заявления), исправление в списке избирателей производится УИК немедленно.
Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, этот кандидат, избирательное объединение, или его уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.
УИК рассматривает в пределах своих полномочий жалобы (заявления) на нарушение законодательства о выборах, иных законов и принимает по указанным жалобам (заявлениям) мотивированные решения. Порядок и сроки рассмотрения установлены законодательством Российской Федерации о выборах.
Решения по жалобам, поступившим до дня голосования в период избирательной кампании, принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если факты, содержащиеся в жалобах, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
При рассмотрении комиссией жалоб (заявлений), а также в иных случаях, когда комиссией рассматривается вопрос о нарушении избирательных прав граждан, на заседание комиссии приглашаются заявители, а также лица, действия (бездействие) которых обжалуются или являются предметом рассмотрения.
Избиратели вправе обратиться с жалобами на решения, действия (бездействие) УИК, связанные с установлением итогов голосования на том избирательном участке, на котором они принимали участие в выборах.
Важно знать: УИК обязана рассмотреть поступившие в день голосования до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) лиц, присутствовавших при подсчете голосов, и принять соответствующие решения, которые приобщаются к первому экземпляру протокола УИК об итогах голосования.
После проведения всех необходимых действий и подсчетов УИК в обязательном порядке проводит итоговое заседание, на котором рассматриваются жалобы (заявления) о нарушениях при голосовании и подсчете голосов избирателей, после чего подписывается протокол УИК об итогах голосования.
Решения и действия (бездействие) УИК и их должностных лиц, нарушающие избирательные права граждан, могут быть обжалованы в непосредственно вышестоящую комиссию (как правило, это ТИК), которая обязана, не направляя жалобу в УИК, за исключением случая, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения УИК, рассмотреть жалобу и вынести одно из следующих решений:
а) оставить жалобу без удовлетворения;
б) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие) и принять решение по существу;
в) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие), обязав УИК повторно рассмотреть вопрос и принять решение по существу (совершить определенное действие).
В случае если у УИК имеется информация о принятии к рассмотрению судом аналогичной жалобы заявителя о нарушениях избирательных прав, комиссия приостанавливает рассмотрение этого обращения до вступления решения суда в законную силу. В случае вынесения судом решения по существу жалобы комиссия прекращает ее рассмотрение.
Жалоба на решение или действие (бездействие) УИК или ее должностного лица, нарушающее избирательные права граждан, подается в комиссию, уполномоченную на ее рассмотрение, непосредственно либо через указанную УИК. Данная жалоба может быть подана лично или иными способами, обеспечивающими получение жалобы до истечения сроков, предусмотренных пунктом 2 статьи 78 Федерального закона № 67-ФЗ.
Хранение и использование печатей и штампов УИК
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать УИК.
Для проставления отметок о получении, регистрации документов в УИК могут использоваться штампы.
Важно знать: изготовление печати и штампов УИК осуществляется избирательной комиссией субъекта Российской Федерации в соответствии с образцом и описанием, утвержденными постановлением ЦИК России.
Печать УИК проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений УИК, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей.
Печать УИК после окончания избирательной кампании должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу в ТИК.
Председатель УИК в период проведения выборов осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати, затем передает печать на хранение в вышестоящую комиссию.
По итогам проведения голосования и подсчета голосов избирателей УИК передает в ТИК на хранение:
-первый экземпляр протокола УИК об итогах голосования на избирательном участке и приложенные к нему документы;
-второй экземпляр протокола УИК об итогах голосования на избирательном участке и заверенные копии документов, приложенных к первому экземпляру протокола;
-мешки (коробки) с упакованными в них избирательными бюллетенями, списком избирателей и иной избирательной документацией (в том числе списки наблюдателей, иных лиц, в отношении которых предусмотрено право присутствовать на избирательном участке при проведении, установлении итогов голосования);
-печать УИК;
-дела согласно утвержденной номенклатуре дел.
Дела с документами постоянного и временного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел передаются УИК в ТИК по акту.
На обложку дела наклеивается соответствующая этикетка. В каждое дело вкладывается опись документов.
Важно знать: УИК составляет сводную опись сдаваемых избирательных документов в двух экземплярах (один экземпляр передается в ТИК, второй остается в УИК).